Chi si occupa di trasporto merci e logistica, e pertanto si trova ad amministrare una flotta aziendale, è consapevole del fatto che uno degli aspetti più importanti riguarda proprio la gestione dei mezzi. Con gestione della flotta aziendale, pertanto, si intende l’insieme delle attività che consentono di mitigare l’impatto economico che il parco mezzi può avere sui costi del trasporto. In questo approfondimento capiremo effettivamente che cos’è la gestione della flotta e analizzeremo i parametri fondamentali da tenere sotto controllo.
La gestione della flotta aziendale
La gestione flotta, nei paesi anglosassoni definita fleet management, è un’attività strategica fondamentale per un’impresa che opera nel settore dei trasporti. Essa comprende numerose attività che riguardano:
- gestione dell’acquisizione e della dismissione dei mezzi;
- gestione dei contratti di responsabilità civile automobilistica;
- gestione logistica dei mezzi, tramite deposito e trasferimenti;
- gestione della manutenzione ordinaria e straordinaria dei mezzi;
- gestione delle spese correnti dei mezzi (carburante, tasse, sinistri, ecc.);
- gestione delle attività di pianificazione delle missioni.
L’obiettivo del fleet manager, cioè del manager della flotta aziendale, è quello di ottimizzare al meglio possibile ogni singolo aspetto fra questi per ottenere una migliore efficienza e produttività di ciascun trasporto. In questo senso, il fleet manager deve tenere sotto costante controllo diversi parametri fra cui il total cost of ownership, che adesso andremo ad analizzare.
Il total cost of ownership della flotta aziendale
Il total cost of ownership, abbreviato come Tco, rappresenta tutti la somma dei costi necessari per garantire il possessore di una certa apparecchiatura. Questo approccio, già utilizzato in passato in diversi ambiti, si largamente diffuso con l’avvento delle apparecchiature informatiche. Un settore in cui l’obsolescenza dell’apparecchiatura è così rapida, richiede un’attenta analisi dei costi e dei benefici che essa apporterà.
L’approccio del total cost ownership, poi, si è diffuso anche in altri settori, compreso quello dei trasporti. In questo caso, il Tco rappresenta il costo complessivo di un mezzo commerciale, durante l’intero costo di vista dello stesso. Per calcolarlo occorre tener presente diversi parametri:
- prezzo netto di acquisto del veicolo commerciale;
- tasso di interesse, laddove acquistato con finanziamento;
- valore del mezzo al termine del periodo di utilizzo considerato;
- anni di utilizzo previsti per il mezzo in condizioni normali
- rapporto km/anno previsti
- consumo medio di carburante previsto
- costo medio del carburante nel periodo previsto
- percentuale di uso dell’urea
- costo dell’urea
- costo di un set di pneumatici
- durata di un set di pneumatici
- manutenzioni e riparazioni
- costo dell’autista
- esborso medio di tasse previste per l’acquisto e il possesso del mezzo
- assicurazione di responsabilità civile automobilistica
- pedaggio annuo autostradale
È evidente che alcuni di questi parametri prevedono una profonda conoscenza da parte del fleet manager del settore in cui si opera: numero di chilometri annui della flotta, consumo medio dei mezzi della flotta, incidenza media di sinistri sulla flotta aziendale, ecc. In base a questi è possibile calcolare con buona precisione il Tco totale del mezzo. A questo proposito, esistono degli specifici tool, che consentono di calcolare il total cost of ownership in maniera automatica.
Tuttavia, è bene tener presente un fatto: il costo globale di un veicolo, di per sé, non ha un significato. È l’analisi strategica di quel costo, confrontato coi benefici che esso produrrà, che potrà dire al fleet manager l’eventuale sostenibilità dell’investimento e gli eventuali margini di efficientamento. Un singolo parametro, infatti, può variare anche sensibilmente il costo totale del possesso e, dunque, la sostenibilità dell’investimento.
Consigli pratici per la gestione della flotta aziendale
Come detto, il manager che si occupa della gestione della flotta aziendale ha su di sé enormi responsabilità. Spesso le marginalità sono molto risicate e una gestione poco attenta del parco mezzi può annullare anche questa. Inutile dire, quindi, che fleet manager non ci si improvvisa. Esistono appositi corsi di studio per ottenere una corretta gestione flotta aziendale. Molto, comunque, dipende dall’esperienza del manager.
Ciò detto, alcuni consigli per una efficace gestione della flotta aziendale. Un buon fleet manager ha un sistema di gestione di tutti i dati necessari alle valutazioni strategiche. Sarebbe impensabile, viste le più moderne tecnologie, gestire flotte, anche di piccole dimensioni, con carta e penna. Oggi sono disponibili sistemi in grado di monitorare costantemente i mezzi in ogni aspetto. Questi possono tenere sempre sotto controllo il chilometraggio, aspetto fondamentale per valutare la consistenza della flotta aziendale. Inoltre, possono evidenziare eventuali guasti, oppure l’approssimarsi di scadenza o manutenzioni programmate. A questo proposito, secondo il principio per cui prevenire è meglio che curare, è fondamentale prevedere un piano di manutenzione della flotta. Si evitano così dimenticanze, o sovrapposizioni, che possono rendere più complicata la gestione del parco automezzi.